Beers bewijst: Enterprise Automation is óók voor het MKB

Robbie verwerkt jaarlijkse ruim 12.500 werkbonnen, waar voorheen 1 FTE voor nodig was.

Beers Elektrotechniek & Service, een installatiebedrijf en service- & onderhoudspartner uit Berkel en Rodenrijs, verwerkt dagelijks vele tientallen nieuwe opdrachten vanuit diverse opdrachtgevers. Shared ontwikkelde een oplossing in het Power Platform . Onze oplossing verzamelt werkbonnen vanuit e-mails en diverse klantportalen, extraheert de relevante inhoud en verwerkt deze tenslotte in het ERP-systeem van Beers.

De uitdaging

Een groot deel van de werkvoorraad van Beers bestaat uit kleinere S&O-opdrachten van grote bouw- en woningcorporaties. Deze opdrachten worden via webportalen of e-mails met bijgevoegde opdrachtbonnen ingestuurd. Dit betekent dat deze bronnen gedurende de werkdag met regelmaat dienen te worden geraadpleegd, om vervolgens de opdrachten te verwerken. Een belangrijke maar ook repetitieve en tijdrovende klus, terwijl men liever focust op klantcontact en service.

Natuurlijk hadden ze bij Beers al eens geprobeerd om hier een oplossing voor te vinden. Lange tijd leek een dure en tijdrovende integratie met hun grootste opdrachtgevers de enige mogelijkheid. Dit zou betekenen dat men met alle opdrachtgevers om tafel moest, iets wat praktisch onmogelijk was als relatief kleine speler. Los daarvan kwam de business case al niet rond vanwege de hoge jaarlijkse automatiseringskosten.

De oplossing

Allereerst heeft Shared nader onderzocht wat de onderliggende eisen aan de oplossing waren. Een aantal zaken viel op:

• Het bleek dat de Pdf-bestanden waarin de werkbonnen werden aangeleverd over tijd konden veranderen van format.
• Het ERP-systeem (Syntess Atrium), waar Beers mee werkte, bood geen API aan. Dat wil zeggen dat we niet geautomatiseerd verbinding konden maken met dit pakket.
• Het Front-office wilde graag inzicht en controle houden over de te verwerken bonnen.

Met dit in het achterhoofd ontwierp Shared en modulaire en kostenefficiënte oplossing die bestond uit de volgende delen:

• Een Power Automate Cloud oplossing om te controleren op nieuwe e-mails en een RPA-bot die periodiek de verschillende webportalen afgaat. Beide kijken ze of er nieuwe werkbonnen beschikbaar zijn.
• Een AI-oplossing in Azure Form Recognizer die alle Pdf-bestanden scant en de juiste gegevens extraheert.
• Een RPA-robot die, na het extraheren van de gegevens, de werkbon verwerkt in het ERP-systeem en in bepaalde webportalen aanvullende handelingen uitvoert.
• Een Power App waarin het Front-office inzicht heeft in de verwerkte en te verwerken werkbonnen. Hierin heeft men onder andere de mogelijkheid om bepaalde werkbonnen te prioriteren of te annuleren.

Vanwege het modulaire systeem is het onder andere gemakkelijk om nieuwe opdrachtgevers aan de oplossing toe te voegen. Tenslotte laat het zien hoe verschillende technieken voor automatisering samenwerken voor een zo efficiënt mogelijke oplossing.

Het resultaat

• 12.500 werkbonnen per jaar
• 1 FTE bespaard
• 98% van de bonnen kunnen worden verwerkt
• Een flinke versnelling t.o.v. het handmatige proces
• Veel meer tijd voor het Front-office om tijd te besteden aan klantcontact en dienstverlening