Shared helpt de BUCH snel in te spelen op pandemie met Reserverings-app

De door Shared gerealiseerde Werkplekreserverings-app biedt aan ruim 800 medewerkers de mogelijkheid om 275 werkplekken te reserveren op drie verschillende locaties.

Met COVID-19 ontstond er voor vele organisaties een uitdaging om de eigen medewerkers verantwoord op kantoor te laten werken. Zo ook bij werkorganisatie De BUCH, waar ruim 800 medewerkers hybride moesten gaan werken binnen de RIVM-richtlijnen. Uiteindelijk werd Shared gevraagd om een app te ontwikkelen waarin werkplekken gereserveerd konden worden.

De uitdaging

De BUCH vormt het backoffice van Bergen, Uitgeest, Castricum en Heiloo. Deze organisatie bouwt aan een fijne woon-, werk- en leefomgeving voor de inwoners, ondernemers en bezoekers van deze gemeenten. Met de uitbraak van de COVID-19 pandemie werd als snel duidelijk dat enkel thuiswerken voor veel collega’s niet werkte. Er moest zodoende een manier komen om binnen de richtlijnen op de gemeentekantoren te kunnen werken.

Een prototype van buurgemeente Hollands Kroon ontwikkeld in Microsoft Power Apps zorgde voor de inspiratie om een Werkplekreserverings-app te bouwen. Hoewel de app in de basis bruikbaar was, moest er veel aan worden veranderd om deze bruikbaar te laten zijn. Er was ook enige haast geboden bij de live-gang, wat betekende dat de oplossing gedurende de zomervakantie gebouwd moest worden. Via IT-service provider RawWorks werd Shared als Power Platform-expert gevraagd om dit op zich te nemen.

De oplossing

Allereerst werd de werkwijze van het prototype achterhaald. Vervolgens werden in samenspraak met De BUCH de eisen (requirements) opgesteld waaraan de nieuwe app moest voldoen. In een brainstormsessie werd bepaald welke functionaliteiten de applicatie zou moeten bevatten om werkbaar te zijn voor de organisatie. Dit resulteerde in een lijst van zaken die geregeld moesten worden om de app mogelijk te maken. Denk bijvoorbeeld aan plattegronden van verdiepingen en werkplekken, gebruikersgroepen, data opslag, QR-codes op de bureaus en een kleine introductiecampagne.

Om Power Apps-licentiekosten te vermijden, koos Shared voor een vorm van dataopslag die licentieloos te gebruiken was: SharePoint Lists. Deze databron is hier niet standaard geschikt voor, maar kon na enkele experimenten op de juiste manier geconfigureerd worden. In combinatie met een efficiënt back-up systeem werd er tenslotte voor gezorgd dat de oplossing soepel bleef functioneren. Shared bleef ook na oplevering beschikbaar voor beheer en onderhoud. Daarnaast is er een Power Apps-training aangeboden om dit op termijn in eigen beheer te nemen.

Het resultaat

• In een tijdsbestek van 6 werkdagen is de app gebouwd én geïmplementeerd
• 275 werkplekken te reserveren, via overzichtelijke plattegronden
• 800 medewerkers voorzien van toegang tot de app
• Training verzorgd voor beheer en onderhoud van de app
• De app is een blijvertje. De oplossing is inmiddels omgebouwd ten behoeve van hybride werken