Inzicht in je doelen: zo makkelijk is het nog nooit geweest

Het einde van het jaar wordt voor veel mensen gekenmerkt door decemberstress. Naast je normale verplichtingen ben je op jacht naar de perfecte cadeaus, kook je je beste Kerstdiner en moet op werk een extra tandje bijgezet worden om de jaardoelen te halen. Door alle verschillende verplichtingen raak je het overzicht kwijt en hoop je desondanks alles tot een succes te kunnen maken. Dé oplossing? Updates naar jou toe laten komen in plaats van het overzicht zelf zoeken! Power BI Metrics to the rescue!

Om meer overzicht te bieden introduceerde Power BI recent een nieuwe functionaliteit: Metrics. Metrics laten je doelen en de huidige stand van zaken zien. Op zichzelf al een handige manier om te zien of je goed op weg bent je doel te halen, maar het wordt veel interessanter als Metrics jou proactief informeert. Door Metrics te combineren met Power Automate krijg je op precies de juiste momenten een update, zodat je zelf je doelen niet meer actief hoeft te monitoren! In deze blog vertellen we je hoe jij Metrics aankomend jaar kan gebruiken om de decemberstress te voorkomen.

Je bent al begonnen

Hoe je begint met Metrics? Grote kans dat je de eerste stappen naar het gebruik van Metrics al hebt gezet! Wanneer je werkt met Microsoft Dynamics, Power Apps of Power BI registreer je de data waarop je wil rapporteren. Daarnaast heb je vaak ook je doelen geformuleerd, bijvoorbeeld voor de jaaromzet of de jaarlijkse groei van je klantenbestand. Het is dan alleen nog een kwestie van Metrics inrichten met je doelen, koppelen aan je databron en updates instellen in Power Automate.

Als voorbeeld hebben wij een Metric gemaakt die je een Teamsbericht stuurt wanneer het jaardoel gehaald is. De data is afkomstig uit Dataverse (de databron achter Microsoft Dynamics en het Power Platform). Op basis van deze data bestaat al een Power BI-rapportage om teamleiders te informeren over uitgevoerde werkzaamheden, zoals in de afbeelding hieronder te zien.

Allereerst hebben we een Metric gemaakt om inzicht te geven in het aantal uitgevoerde projecten. De kwartaaldoelen zijn ingevuld op basis van de plannen voor 2022, op basis hiervan berekent Metrics automatisch het jaardoel. De voortgang op de kwartaaldoelen is gekoppeld aan de Power BI-rapportage. Zoals hieronder is te zien, is de status per kwartaal meteen zichtbaar.

Updates!

Nu is de Metric ingericht, maar je zult hem wel zelf moeten opstarten voor de meest recente informatie. Om geen omkijken naar de Metric meer te hebben is er behoefte aan automatische updates. Daarom hebben we Power Automate zo ingericht dat er een Teamsbericht wordt verzonden wanneer het doel bereikt is. Allereerst halen we de huidige status van het doel op. Vervolgens wordt er een controle uitgevoerd of de status gelijk is aan ‘Completed’. Wanneer dit het geval is zal er een Teamsbericht worden gestuurd met het bericht dat het doel behaald is. Mocht de status anders zijn dan ‘Completed’ wordt er een update rondgestuurd met de nieuwe status van het doel. Iedere belangrijke wijziging wordt zo gedeeld.

Team A heeft in Den Haag een project afgerond en dit ingevoerd met hun App. De data wordt bijgewerkt en zoals hieronder te zien is, wordt er direct een update rondgestuurd om het behalen van het doel te vieren!  

Een wereld aan mogelijkheden

Naast het versturen van updates is er nog veel meer mogelijk. Wil je automatisch een goedkeuringsstroom starten wanneer een doel is gehaald? Geen probleem! Moet data uit verschillende bronnen gecombineerd worden voor een totaaloverzicht van de voltooide doelen? Het kan allemaal! De integratie van Metrics en Power Automate maakt het mogelijk om ook jouw bedrijfsprocessen te automatiseren.

Inzicht, overzicht, rust

Het gebruiken van Metrics in combinatie met Power Automate geeft je inzicht in je doelen en je voortgang. Je weet aan welke doelen je extra aandacht zult moeten besteden en welke doelen goed op schema liggen. Zo kun je met een gerust hart de laatste dagen van het jaar aan de slag!

Wil jij nou volgend jaar ook het jaar eindigen met decemberrust? Neem dan even contact met ons op!