Customer case: Universiteit Utrecht.

Voor de Universiteit Utrecht, een organisatie van zo’n 6.000 medewerkers en ruim 30.000 studenten, heeft Shared 9 robots ontwikkeld ter ondersteuning van de financiële administratie die wordt uitgevoerd door ruim 50 medewerkers. Veel van deze werkzaamheden hebben een repetitief en tijdrovend karakter en zijn foutgevoelig, waardoor lang de wens bestond om deze te automatiseren.

Binnen de afdeling wordt er voornamelijk gewerkt met Microsoft Office en SAP. Dit zijn softwarepakketten die zich uitstekend lenen voor onze zogenaamde Hyper Automation: het uitvoeren van razendsnelle handelingen in beide systemen door gebruik te maken van bestaande integraties. Hiermee was het mogelijk om processen die normaliter 12 uur duurden terug te brengen tot 3 (!) minuten.

 

Werkwijze

Er waren veel processen aanwezig die zich potentieel leenden voor RPA, de een wat betreft business logica complexer dan de ander. De RPA-experts van Shared boden de oplossing door een werkwijze te introduceren die het mogelijk maakte om op een overzichtelijke wijze de projecten te selecteren en tot een succes te brengen, deze werkwijze bestond uit de volgende stappen:

  • Opstellen en prioriteren van optimalisatie potentieel
  • Stroomlijnen processen door procesanalyse
  • Voorwaarden en acceptatiecriteria robot opstellen op basis van uitgebreide procesanalyse
  • Interne trainingen t.b.v. onderhoud en gebruik

Deze werkwijze zorgt ervoor dat inefficiënte proceshandelingen bij voorbaat worden gesignaleerd, waarmee de robot ontwikkeling sneller verloopt. Ook zijn de verwachtingen van beide partijen direct duidelijk, waarmee verrassingen achteraf worden vermeden.

 

Automatisering

Met behulp van de bovenstaande werkwijze wist Shared op korte termijn diverse complexe processen te automatiseren, waaronder:

  • Verrekening van diverse werknemersvergoedingen op basis van SAP-data en actuele wet- en regelgeving
  • Het genereren van werkgeversverklaringen
  • Het uitvoeren van CBS-aangiftes m.b.t. inkoop van goederen en diensten
  • Het verwerken van uitgevallen credit-facturen

Samen zorgen deze robots voor een besparing van vele tientallen uren per maand, is kans op fouten gereduceerd tot nul en hebben medewerkers weer de tijd om zich bezig te houden met zaken waar ze energie van krijgen!