AMPLIFY in de praktijk: Ons geheim om procesanalyse doeltreffend uit te voeren

Procesanalyse is een effectieve manier om bij de oorzaak achter problemen in organisaties te komen. Bij Shared gebruiken we onze eigen AMPLIFY-methode . Met deze methode voor procesanalyse kraken we de code en bieden we passende innovaties voor de problemen van de klant. Onze jonge, frisse proces consultants werken mee in de organisatie om tot de wortels van problemen te komen. We willen meewerken, stroomlijnen en samen verbeteren. Maar hoe doen we dat nou eigenlijk? In deze blog leg ik dit uit met een praktijkvoorbeeld.

Maar eerst: Wat is AMPLIFY?

Ik zal het zo simpel maken als het kan. De AMPLIFY-methode is een systematisch vierstappenplan voor procesanalyse. In de eerste twee stappen verzamelen we alle relevante informatie over de bedrijfsprocessen. Hierbij is het met name van belang om in te zoomen op:

1. Typeren van de organisatie: met wat voor een organisatie werken we?
2. Processen en subprocessen: wat gebeurt er?
3. Organisatieschema’s: wie doet wat, wie is waar verantwoordelijk voor?
4. KPI’s: wat moeten medewerkers minstens bereiken?
5. Control en risico’s: hoe kunnen we faciliteren dat de medewerkers hun KPI’s bereiken?

Op basis van onze bevindingen presenteren we voorstellen die we samen implementeren. Natuurlijk is dit in de praktijk wat ingewikkelder. Meer weten? Lees meer op onze pagina over de AMPLIFY-methode.

Dus hoe ziet dit eruit in de praktijk?

Laat me je voorstellen aan een fictief, middelgroot bedrijf: KPM Borkenland. KPM staat voor Koninklijke Puzzelmaatschappij. Ze maken puzzels met wisselende moeilijkheidsgraden voor een internationale markt. Anna Roest is de CEO van KPM Borkenland. Ze merkt dat de organisatie kampt met wisselende doorlooptijden, maar ze begrijpt niet zo goed waarom deze soms te lang zijn. Ze besluit om met Shared samen te werken om dit probleem duurzaam op te lossen.

De analysefase: Het verzamelen van de puzzelstukjes

Onze procesconsultants, laten we ze Mike, Susanne en Patrick noemen, gaan aan de slag bij KPM Borkenland. Ze typeren de organisatie aan de hand van typologiemodellen. Hierdoor weten ze gelijk dat ze werken in een organisatie waar productieplanning een belangrijke voorwaarde is voor een effectief proces. Daarnaast brengen ze gestaag alle processen, subprocessen en betrokken functies in kaart. Ze merken dat er vaak een grote pauze zit tussen het moment waarop de puzzels droog zijn van het drukken tot het moment waarop ze gestanst worden. Waar komt dit door?

Control matrix: Het sorteren van de puzzelstukjes

Alle informatie is verzameld en in kaart gebracht. Om mogelijke winsten concreet te maken stellen onze procesconsultants verschillende control matrixen op. Ze bespreken de gewenste KPI’s met Anna Roest, een manager en een aantal van de drukkers en stansers. Aan de hand van deze gesprekken en hun ervaringen krijgen ze een scherp beeld van wat realistische KPI’s, risico’s en controlmaatregelen zijn.
Het valt Patrick op dat de afspraken over de overdracht van de drukkers naar de stansers onvoldoende helder zijn. De drukkers vergeten nog wel eens door te geven wanneer er een lading puzzels klaar is om te stansen. Dit vormt een drempel voor het halen van realistische KPI’s op het gebied van doorlooptijd. Anna Roest is niet verbaasd. Hier zijn afspraken over vastgelegd, maar haar medewerkers zijn ook maar mensen. Af en toe vergeet je wat. Maar ze wil natuurlijk wel graag verbetering zien.

Innovatiefase: Hoe leggen we de puzzel?

Het is Mike, Susanne en Patrick nu compleet helder welke KPI’s er wel en niet gehaald worden in het bedrijf. Ook is er inzicht in de risico’s en randvoorwaarden voor het halen van de KPI’s. Met deze kennis schrijven onze procesconsultants een innovatievoorstel voor KPM Borkenland. Ze dragen verschillende opties aan die passen bij de organisatiecultuur.

Een van de belangrijkste punten in het innovatievoorstel is het communicatieprobleem tussen de verschillende afdelingen. Susanne stelt voor om de communicatie laagdrempeliger te maken door middel van een notificaties die aansluiten op het procesmanagementsysteem.

Implementatiefase: Het leggen van de puzzel

Nu is het aan KPM Borkenland om keuzes te maken in hoe ze de vastgestelde problemen willen tackelen. Op basis van het innovatievoorstel maken ze een aantal kleine, maar effectieve aanpassingen. Daarnaast willen ze graag behulpzame notificaties implementeren in het werkproces. Mike ontwerpt een prototype aan de hand van een flowchart. Vervolgens ondersteunen onze automation experts de procesconsultants om een strakke realisatie te borgen. Nu krijgen de stansers een automatische melding via het werksysteem dat er een lading puzzels klaarstaat om te stansen. De drukkers zijn ook blij, omdat ze zich niet meer schuldig hoeven te voelen dat ze de terugkoppeling vergaten. En de doorlooptijden worden nu altijd gehaald.

Een systematisch analyse werkt

In dit praktijkvoorbeeld kwamen Mike, Susanne en Patrick met oplossingen door de systematische toepassing van de AMPLIFY-methode. Ze werkten mee, zagen de gaten in het werkproces en droegen haalbare oplossingen aan om de problemen op te lossen. En dat is waar we bij Shared voor staan: meewerken, stroomlijnen en samen verbeteren.

Meer informatie?

Ben je benieuwd naar onze manier van werken? Neem contact op met ons om meer te leren of mogelijkheden om samen te werken aan procesoptimalisatie.