Overwinnen van uitdagingen in procesoptimalisatie: Een kijkje in het verbeterproject bij Stedin

Als specialisten in procesoptimalisatie streven we continu naar efficiëntie en effectiviteit, maar zoals je wellicht kunt voorstellen, is dit niet altijd een fluitje van een cent. Het optimalisatieproces gaat gepaard met diverse uitdagingen die we moeten overwinnen. In deze blogpost nemen we je mee op een boeiende reis door de ervaringen van Ruben en Mitchel, twee projectcoördinatoren bij Stedin. Geïnspireerd door de brainstormsessies, ook wel Stedin-boost sessies, besloten zij een verbeterproject aan te pakken met als kernprobleem: “Help! Mijn spullen komen niet op tijd aan!”. Dit vraagstuk heeft alles te maken met de cruciale schakel tussen projectcoördinatie en logistiek. Lees verder en ontdek hoe dit duo dit uitdagende probleem aanpakt en wat erbij komt kijken om een succesvolle oplossing te implementeren.

De communicatiekloof: waar logistiek en projectcoördinatie elkaar mislopen

Het probleem waar ons projectteam mee te maken kreeg, draaide om een aanzienlijke onduidelijkheid binnen de logistieke processen. Aan de ene kant heerste er veel onzekerheid over de planning: hoe vol zat deze en waren er wel genoeg chauffeurs beschikbaar? Aan de andere kant was er vanuit de werkvloer eveneens verwarring over de urgentie van bepaalde projecten. Dit alles wees op een fundamenteel knelpunt in de communicatie tussen de projectcoördinatie en de logistiek. Als gevolg hiervan liepen bestellingen vertraging op en werden ze niet op tijd geleverd, wat leidde tot een aanzienlijke impact op de dagelijkse bedrijfsvoering.

Aanpak en oplossing: het communicatieprobleem ontrafelen

Ons team was vastberaden om de uitdaging aan te gaan en een passende oplossing te vinden voor dit logistieke vraagstuk. Ze begonnen met het uitwerken van user story’s, waaruit een Minimum Viable Product (MVP), een droomsituatie en een uiteindelijke oplossing voortkwamen.

Concreet hield dit in dat de situatie verbeterd kon worden door:

• De werkvloer inzicht te geven in de drukte van het magazijn en de logistieke afdeling;
• Het toekennen van prioriteit aan leveringen, zowel laag als hoog, zodat de logistieke afdeling hier rekening mee kan houden;
• Logistiek de mogelijkheid te bieden om op voorhand aan te geven dat er minder levermomenten beschikbaar zijn, bijvoorbeeld vanwege ziekte;
• Realtime zichtbaarheid van deze informatie voor projectcoördinatie en werkvoorbereiding;
• Het waarborgen dat de collega’s van Spoedzendingen uitsluitend en direct benaderd kunnen worden voor daadwerkelijke spoedzendingen.

Het projectteam was van mening dat deze verbeteringen gerealiseerd konden worden door optimaal gebruik te maken van het ERP-systeem SAP. Ze ontdekten dat er eenvoudig gebruik gemaakt kon worden van de opties “leveren vanaf [datum]” en “uiterlijk leveren op [datum]”, waar nu nog geen gebruik van werd gemaakt. Althans, dat dachten ze…

Samenwerking en obstakels: een verrassende wending tijdens de presentatie

Vol enthousiasme werd het team uitgenodigd om hun idee te presenteren tijdens een gezamenlijke sessie met de logistieke afdeling. Ze hadden alles goed voorbereid en waren ervan overtuigd dat hun oplossing gebruikmakend van SAP de problemen zou kunnen verhelpen. Echter, na het uiteenzetten van hun voorstel kwam er een onverwachte reactie vanuit de logistiek: “Tja, die opties in SAP zien wij helemaal niet. Onze collega’s maken maar beperkt gebruik van SAP en kunnen nog niet alle features van SAP gebruiken.” Dit betekende dat hun veronderstelde oplossing niet zo eenvoudig toe te passen was als ze hadden gehoopt.

Design Thinking: Het missende puzzelstukje in de aanpak

Dit voorbeeld onderstreept het belang van Design Thinking, een creatieve aanpak die zich richt op empathie, samenwerking en experimenten. In het kort doorloopt Design Thinking vijf fasen: empathie, probleemdefinitie, ideeën genereren, prototyping en testen. Deze methode zorgt ervoor dat oplossingen nauw aansluiten op de behoeften van de eindgebruikers en betrekt alle relevante stakeholders bij het proces.

Door Design Thinking toe te passen, had ons projectteam de kans gehad om hun ideeën beter af te stemmen op de daadwerkelijke behoeften en mogelijkheden binnen de logistieke afdeling. Deze aanpak zou hen in staat hebben gesteld om nauwer samen te werken met de betrokken stakeholders en mogelijke beperkingen vroegtijdig te identificeren, wat het risico op verrassingen zoals het ontbreken van de SAP-opties aanzienlijk zou hebben verminderd.

Samen sterk: leren van ervaringen en het pad naar succes

Hoewel de initiële oplossing van ons team niet meteen het gewenste resultaat opleverde, was hun inspanning niet tevergeefs. Door de gezamenlijke sessie met de logistieke afdeling konden zij enkele problemen in een vroeg stadium aanpakken en belangrijke inzichten opdoen. Vanaf dit moment was het duidelijk dat een nauwe samenwerking met de logistieke afdeling cruciaal zou zijn voor het vinden van een geschikte oplossing voor het probleem. Hierdoor konden beide partijen de krachten bundelen, leren van elkaars expertise en gezamenlijk werken aan een effectieve oplossing die wél tegemoet zou komen aan ieders behoeften en mogelijkheden.

Inspiratie en groei: ontdek Design Thinking tijdens ons aankomende evenement

Zoals dit verhaal duidelijk laat zien, kan de Design Thinking-aanpak een belangrijke rol spelen bij het vinden van succesvolle en efficiënte oplossingen voor complexe problemen. Om nog meer inspiratie te bieden, organiseert Shared binnenkort een evenement waar we een bijzondere spreker hebben uitgenodigd: Janne Vereijken. Janne zal een boeiende lezing geven met de titel “A Guide to Kick-ass Innovation; succesvol en efficiënt innoveren.” Tijdens haar presentatie zal Janne je laten kennismaken met de krachtige innovatiemethode Design Thinking.

Mis deze kans niet om waardevolle inzichten en praktische tips te verkrijgen die je kunnen helpen bij het stimuleren van innovatie en het vinden van succesvolle oplossingen in je eigen organisatie. We nodigen je van harte uit om je aan te melden voor ons evenement en samen met ons deze inspirerende reis van ontdekking en groei te ondernemen.

Shared event – 24 mei

Met Janne Vereijken over “A guide to kick-ass innovation: succesvol en efficiënt innoveren”. Ben jij erbij?

Meld je aan!