+085 833 0011
info@shared.nl
Spaces by Shared biedt aan ruim 800 medewerkers de mogelijkheid om 275 werkplekken te reserveren op drie verschillende locaties.
In een steeds dynamischer wordende werkomgeving is flexibiliteit een sleutelwoord geworden voor moderne organisaties. Werkorganisatie De BUCH, bekend van haar streven naar een optimale woon-, werk- en leefomgeving, streefde naar een efficiëntere manier om werkplekken te beheren en te reserveren voor haar medewerkers.
De uitdaging
De BUCH vormt het backoffice van Bergen, Uitgeest, Castricum en Heiloo. Deze organisatie bouwt aan een fijne woon-, werk- en leefomgeving voor de inwoners, ondernemers en bezoekers van deze gemeenten. Met een groeiend aantal medewerkers en de behoefte aan meer flexibiliteit in de werkomgeving, ontstond de behoefte aan een oplossing om het werkplekbeheer te stroomlijnen.
Een prototype van buurgemeente Hollands Kroon, ontwikkeld in Microsoft Power Apps, zorgde voor de inspiratie om een Werkplekreserverings-app te bouwen. Hoewel de app in de basis bruikbaar was, moest er veel aan worden veranderd om deze bruikbaar te laten zijn. Er was ook enige haast geboden bij de live-gang, wat betekende dat de oplossing gedurende de zomervakantie gebouwd moest worden. Via IT-service provider RawWorks werd Shared als Power Platform-expert gevraagd om een app te ontwikkelen die het mogelijk maakte om werkplekken te reserveren op een intuïtieve en efficiënte manier.
De oplossing
Allereerst werd de werkwijze van het prototype achterhaald. Vervolgens werden in samenspraak met De BUCH de eisen (requirements) opgesteld waaraan de nieuwe app moest voldoen. In een brainstormsessie werd bepaald welke functionaliteiten de applicatie zou moeten bevatten om werkbaar te zijn voor de organisatie. Dit resulteerde in een lijst van zaken die geregeld moesten worden om de app mogelijk te maken. Denk bijvoorbeeld aan plattegronden van verdiepingen en werkplekken, gebruikersgroepen, data opslag, QR-codes op de bureaus en een kleine introductiecampagne.
Om Power Apps-licentiekosten te vermijden, koos Shared voor een vorm van dataopslag die licentieloos te gebruiken was: SharePoint Lists. Deze databron is hier niet standaard geschikt voor, maar kon na enkele experimenten op de juiste manier geconfigureerd worden. In combinatie met een efficiënt back-up systeem werd er tenslotte voor gezorgd dat de oplossing soepel bleef functioneren. Shared bleef ook na oplevering beschikbaar voor beheer en onderhoud. Daarnaast is er een Power Apps-training aangeboden om dit op termijn in eigen beheer te nemen.
Het resultaat
Binnen een kort tijdsbestek van 6 werkdagen werd Spaces by Shared succesvol gelanceerd, waardoor medewerkers nu gemakkelijk en snel werkplekken kunnen reserveren op basis van hun behoeften.
Spaces by Shared biedt de mogelijkheid om parkeerplekken, vergaderzalen en gastplekken te reserveren, favoriete werkplekken op te slaan en problemen te melden. Daarnaast heeft Shared training verzorgd voor het beheer en onderhoud van de app, waardoor De BUCH zelfstandig kan zorgen voor de verdere ontwikkeling en optimalisatie van de app.
Het resultaat in het kort
- In een tijdsbestek van 6 werkdagen is de app gebouwd én geïmplementeerd
- 275 werkplekken te reserveren, via overzichtelijke plattegronden
- 800 medewerkers voorzien van toegang tot de app
- Training verzorgd voor beheer en onderhoud van de app
Shared blijft Spaces by Shared continu doorontwikkelen om het product nog meer functionaliteiten en een nog betere gebruikerservaring te geven.
Klaar om jouw werkplekken te optimaliseren net zoals De BUCH? Neem vandaag nog contact met ons op en maak het verschil voor jouw team met Spaces by Shared!
“Collega’s kregen mee: ‘Werk thuis. Merk je dat het echt even niet gaat? Kom dan een dagdeel naar kantoor.’ En hier is gebruik van gemaakt. Dus zo hebben we op een zo veilig mogelijke manier onze mensen door de coronaperiode gekregen. Dit stukje techniek en de snelle service is daarmee zeker van waarde.”
– René Sturing (Projectleider)
+085 833 0011
info@shared.nl
