Procesoptimalisatie bij netbeheerders door Power Apps en Power Automate

Het probleem

In Nederland zijn middenspanningsruimtes (MSR’s) cruciale schakels in het elektriciteitsnetwerk, die enkele honderden huishoudens van stroom voorzien. Wanneer een MSR uitvalt, kan dit leiden tot grote verstoringen voor bewoners en zelfs levensgevaarlijke situaties, bijvoorbeeld als medische apparaten zonder stroom komen te zitten. Om dergelijke risico’s te voorkomen, hebben netbeheerders beveiligingsmaatregelen ingebouwd. Eén van deze maatregelen is de PVO (Proces Verantwoordelijkheid Overdracht), waarbij een Operationeel Net Coördinator (ONC-er) de nieuwe MSR inspecteert voordat deze in gebruik wordt genomen.

Het oorspronkelijke proces rondom de PVO was echter inefficiënt. Wanneer een projectteam een MSR had geplaatst, werd de PVO via e-mail ingepland. Na inspectie stuurde de ONC-er restpunten per e-mail terug naar het projectteam, waarna het projectteam of een onderaannemer de nodige correcties uitvoerde en bewijsstukken via e-mail aanleverde. Dit leidde tot een langdradige communicatie, en data ging vaak verloren omdat het niet goed werd gelogd.

De oplossing

Shared werd door een grote netbeheerder gevraagd om dit proces te stroomlijnen en verbeteren. Samen hebben we een plan gepitcht en een pilot opgezet in één van de regio’s van de netbeheerder. Onze oplossing omvatte de ontwikkeling van twee apps in Power Apps en het automatiseren van workflows via Power Automate.

De eerste app, bedoeld voor projectteams, biedt de volgende functionaliteiten:

• Projecten toevoegen per MSR;
• Restpunten opleveren met foto’s en/of opmerkingen;
• Overzicht behouden van eerdere restpunten.

De tweede app, gericht op de ONC-ers, bevat:

• Mogelijkheid tot het (her)plannen van PVO’s;
• Uitvoeren van de PVO met een dynamische vragenlijst op basis van het type MSR;
• Inzien van eerdere restpunten;

Er wordt geautomatiseerd akkoord gegeven voor ingebruikname, waarbij exact wordt vastgelegd welke ONC’er op welk moment akkoord heeft gegeven

De resultaten

Deze aanpak zorgde voor een aanzienlijke verbetering in de communicatie en het inzicht in de voortgang van projecten. Het projectteam kan een MSR niet langer vrijgeven voor ingebruikname zonder goedkeuring van de ONC-er, en alle gegevens worden gelogd in plaats van verloren te gaan in e-mails. Dit resulteerde in een gestroomlijnd proces dat de samenwerking tussen de betrokken partijen verbetert en zorgt voor volledige transparantie.
Daarnaast hebben we een Power BI-rapportage ontwikkeld, waarmee prestatie-indicatoren per teamlid inzichtelijk worden gemaakt. Zo kan eenvoudig worden gemonitord wie uitblinkt in specifieke onderdelen van het proces en waar eventueel verbeteringen nodig zijn.

Een visuele weergave van het proces

• Lichtblauw: acties uitgevoerd door het projectteam;
• Donkerblauw: automatisch uitgevoerde acties;
• Roze: acties uitgevoerd door de ONC-er.

De rol van Shared

Shared speelt een essentiële rol in het optimaliseren van werkprocessen binnen de energiesector. Door maatwerk-apps in Power Apps en Power Automate te ontwikkelen, hebben we de communicatie en samenwerking tussen teams sterk verbeterd. Hierdoor verlopen installatie- en inspectieprocessen van middenspanningsruimtes (MSR’s) sneller en foutloos, met volledige transparantie door automatische logging van alle stappen.
Daarnaast hebben we medewerkers getraind om efficiënter te werken met deze tools, wat zorgt voor een veiligere en betrouwbaardere ingebruikname van nieuwe MSR’s. Zo draagt Shared niet alleen bij aan procesverbetering, maar ook aan de veiligheid en toekomstbestendigheid van het elektriciteitsnet, wat essentieel is voor een stabiele energievoorziening tijdens de energietransitie.