Shared optimaliseert de verwerking van storingsmeldingen bij Eteck

Eteck, leverancier van duurzame warmte, werkt samen met een breed palet aan onderaannemers. Deze onderaannemers verrichten diverse werkzaamheden aan de verschillende, complexe installaties. De terugkoppeling van statusupdates met betrekking tot de werkzaamheden zorgt voor uitdagingen waar Shared graag bij helpt.   

De uitdaging

Binnen de afdeling Beheer & Onderhoud van Eteck worden alle updates, terugkoppelingen en werkbonnen van onderaannemers met betrekking tot storingsmeldingen per mail ontvangen in één gezamenlijke mailbox. Een klant die een probleem ervaart, doet een storingsmelding waar de onderaannemer vervolgens op acteert. De statusupdates van die onderaannemers dienden handmatig uitgelezen te worden. Zo werd er bepaald of er vervolgwerk nodig was of dat de problemen waren verholpen en de storingsmelding daarmee kon worden afgesloten. In de praktijk betekende dit dat talloze PDF-werkbonnen moesten worden geopend en gelezen. Vervolgens moest de status handmatig worden ingevoerd in het ERP-systeem van Eteck. Er was behoefte om hierin een vorm van automatische verwerking te realiseren.

De oplossing

Om het hierboven genoemde proces (gedeeltelijk) te automatiseren heeft Shared een oplossing ontwikkeld in het Microsoft Power Platform, genaamd RUDI (Raw Unstructured Data Integration). In samenwerking met andere afdelingen binnen Eteck is er een selectie gemaakt van onderaannemers die kunnen worden ingezet voor RUDI. De voornaamste voorwaarde hierin was het volume van het aantal updates van de onderaannemers. RUDI is in staat om werkbonnen automatisch uit te lezen en de gegevens hierin te analyseren. Met behulp van intelligentie en logica wordt vervolgens bepaald wat de status is. Daarna wordt deze automatisch doorgevoerd in het ERP-systeem van Eteck.

Hoe is de oplossing gebouwd?

De oplossing is hoofdzakelijk opgebouwd uit een serie aaneengeschakelde Power Automate-stromen. Zodra een werkbon binnenkomt, wordt deze automatisch opgepakt door de eerste stroom, de trigger-stroom. Na het uitvoeren van een Power Automate-stroom vindt er een statuswijziging plaats die weer een trigger vormt voor de volgende stroom in het proces. Tijdens het doorlopen van de stromen worden de bijlagen uit de bij de werkbon behorende e-mail opgeslagen in SharePoint. Ook worden werkbonnummers en andere informatie, afkomstig uit de e-mail of de bijlagen, geëxtraheerd en in Dataverse, de achterliggende database van het Power Platform, opgeslagen. Deze informatie wordt vervolgens gestructureerd en geanalyseerd. Zo bepaalt het GPT tekstverwerkingsmodel van Azure OpenAI door een analyse van de e-mailtekst of er sprake is van meerwerk. Ook kan de oplossing bepalen of de desbetreffende werkbon naar de uitvalcategorie moet worden verplaatst. Aan de hand van de uitkomst wordt er gecommuniceerd met de API van het ERP-systeem. Daarnaast wordt de geconstateerde status doorgevoerd in het systeem zonder dat daar handmatige stappen voor nodig zijn.

Om het RUDI-proces inzichtelijk te maken voor de beheerder is er een Power Apps beheerconsole app ontwikkeld. Hierin is een overzicht te vinden van de uitvoeringen van RUDI en kan er bijvoorbeeld op interne referentienummers worden gezocht om de gewenste informatie te verkrijgen.

Ook zijn er in de beheerconsole verschillende instellingen om aan te passen. Zo kan bijvoorbeeld een prompt, de instructietekst voor het GPT-model in de app, worden aangepast door de beheerder, zonder dat hiervoor aan de oplossing gesleuteld hoeft te worden.

Het resultaat

Na diverse testsessies is RUDI succesvol geïmplementeerd in het huidige verwerkingsproces bij Eteck. Concreet heeft deze implementatie ervoor gezorgd dat bijna acht uur, op basis van een werkweek van 40 uur, wordt bespaard aan handmatige verwerking. Daarnaast zorgt de automatische verwerking er uiteraard ook voor dat de kans op fouten binnen de verwerking is geminimaliseerd. Belangrijke informatie staat nu altijd op de juiste plaats. Met de geautomatiseerde oplossing kan de bespaarde werkdag nu worden ingezet voor andere belangrijke doeleinden binnen de afdeling Beheer & Onderhoud, zoals analyses met betrekking tot structurele oplossingen voor complexe problemen.