Dé nieuwe manier om jouw Teams-omgeving te automatiseren: Workflows for Teams

Blog
06 May 2022

Een chatbericht opstellen dat pas later naar een collega wordt gestuurd? Een verzoek sturen naar die nieuwe collega voor het invullen van een persoonlijk bio? Een chatbericht direct ter goedkeuring voorleggen aan jouw manager? Raak geïnspireerd wat de nieuwe Workflows for Teams voor jou kunnen gaan betekenen. Gebruik nu de Teams chat als startpunt voor jouw geautomatiseerde werkwijze.

Wat is Workflows for Teams?

Met de nieuwe Workflows-functionaliteit is het nu mogelijk om Power Automate stromen direct te starten vanuit het opstelvak in een chatvenster of zélfs vanuit een chatbericht in Microsoft Teams. Op die manier kunnen berichten direct beantwoord worden met, bijvoorbeeld, een adaptieve kaart. Deze kan volledig worden aangepast aan je eigen voorkeuren. De Workflows, die in werkelijkheid Power Automate-stromen zijn, kun je zowel volledig handmatig creëren als vanuit een vooraf gedefinieerde template. Zo kun je binnen een paar minuten al een workflow hebben. Denk bijvoorbeeld aan een workflow die je collega een bericht stuurt dat je wat later bent, je status in Teams op bezet zet gedurende een opgegeven periode of een taak aanmaakt in Planner.

Wat is er nieuw aan?

Power Automate voor Teams bestaat al een tijdje. Het was echter tot nu toe nog niet mogelijk om je stromen direct te starten vanuit een Microsoft Teams chat. Power Automate stromen worden geactiveerd door een trigger. Deze triggers worden geactiveerd door een bepaalde, in Power Automate gedefinieerde, gebeurtenis. Door de toevoeging van de ‘Workflows’-knop in het opstelvak, is het mogelijk om deze triggers te activeren vanuit het chatvenster. Je kunt deze knop vinden in de ‘toolbar’ onderaan een chatvenster in Microsoft Teams.

Figuur 1. Workflows in het opstelvak

Wanneer je op de ‘Workflows’-knop klikt in een Microsoft Teams chat, verschijnt er een dynamische lijst met zoekfunctionaliteit. Hierin staan alle, voor jou beschikbare, workflows, inclusief de mogelijkheid om een nieuwe stroom te maken. En dat direct in Microsoft Teams!

Naast het starten van Workflows vanuit het opstelvak, is het ook mogelijk om een workflow te starten vanuit een reeds verstuurd chatbericht. Klik in het betreffende bericht op de drie puntjes, die verschijnen bij het selecteren van een chatbericht. Hier verschijnt dan een lijst met opties. Onderaan deze lijst vind je nu de optie ‘Meer acties’. Hieronder zie je workflows die kunnen worden uitgevoerd voor het geselecteerde chatbericht. Net als bij de knop in het opstelvak is het hier ook mogelijk om met een nieuwe workflow te beginnen.

Figuur 2. Workflows in een chatbericht

Ontwerp je workflows eenvoudig

Gebruik de Workflows-editor in Teams om eenvoudig workflows te bouwen vanaf een van de beschikbare templates. Deze leidt je door een aantal stappen, afhankelijk van de keuze voor een template om je workflow te configureren. Voor de meer geavanceerde workflows kun je de reguliere Power Automate studio gebruiken, door te starten met een nieuwe flow zonder template

Figuur 3. Overzicht met template workflows

Ga een stap verder: gebruik Adaptive Cards

Microsoft Teams ondersteunt het gebruik van Adaptive Cards. Dit zijn volledig aanpasbare formulieren die onder andere kunnen worden verzonden via Teams chatberichten. Adaptive Cards kunnen worden ingevuld door degene naar wie je deze stuurt. Je kunt zelf bepalen welke informatie je terug wilt. Of misschien wil je alleen gegevens weergeven of laten bevestigen door iemand?

Denk bijvoorbeeld aan een formulier met contactgegevens, een overzicht met afbeeldingen, een weerbericht, een overzicht van een geboekte vlucht en nog veel meer. De data die wordt ingevuld in een Adaptive Card kan direct worden gebruikt door de workflow. Daarnaast kunnen er ook acties of workflows worden uitgevoerd, door te klikken op de knoppen in de adaptieve kaart.

Figuur 4. Voorbeelden van Adaptive Cards

Je kunt Adaptive Cards bouwen met de Adaptive Card Designer. Start vanuit een voorbeeld kaart of maak je kaart volledig zelf. Exporteer de inhoud van je kaart als JSON-code en gebruik hem in je workflows.

Stuur je collega’s een paar leuke foto’s van je kat.

Of vraag ze wat ze willen drinken op de vrijdagmiddag borrel.

Wat betekent dit voor jou?

Met de nieuwe Workflows for Teams werk je sneller en flexibeler met Teams dan ooit tevoren. Start workflows direct vanuit Teams, creëer Adaptive Cards en laat je collega’s versteld staan van de mogelijkheden van Workflows.

Meld je aan voor onze nieuwsbrief

Better business dankzij inspiratie, tips, best practices, klantverhalen en meer.

Contact

Je naam
Shared BV

Vasteland 12G
3011 BL Rotterdam

+085 833 0011 info@shared.nl
Sluiten