Modern inspectiebeheer gerealiseerd bij Blygold LAB

In hun zoektocht naar digitalisering van het werkproces rondom keerklep-inspecties werd Blygold LAB getipt door een bevriende relatie om eens in gesprek te gaan met Shared. Met onze keuze voor het Microsoft Power Platform konden we met Blygold zonder ingewikkeld inkooptraject snel, betaalbaar en pragmatisch een hoogwaardige oplossing neerzetten, inclusief koppeling met Syntess Atrium. Zo biedt Blygold LAB een mooie case voor digitalisering van asset management in het Microsoft Power Platform.

De uitdaging: moderniseren van inspectiebeheer voor een efficiënter en foutloos proces

Blygold LAB is onderdeel van Blygold, wat internationaal in meer dan 60 landen opereert. Blygold Lab is een onafhankelijk onderzoekslaboratorium voor veilig (drink)water en gezonde luchtkwaliteit. Zij bedienen onder andere diverse organisaties bij het uitvoeren van inspecties om veilig drinkwater te garanderen in hun bedrijfspanden. Dit betekent een hoge doorloop van inspecties, waarbij juiste asset informatie, communicatie tussen binnen- en buitendienst en efficiënte afhandeling van de resultaten van hoog belang zijn.

Met toegenomen volumnes in de inspecties kon Blygold LAB niet meer uit met de oude werkwijze waarbij Google Sheets werden gevuld met asset informatie, waar de inspecteurs op hun beurt de weer de inspectieresultaten konden invullen vanaf een tablet. Binnen deze werkwijze ontbrak allereerst validatie van de ingevoerde asset info en testresultaten en kon er geen consistentie tussen de resultaten worden gegarandeerd. Daarnaast ontbrak het aan een duidelijk overzicht waarin inspecties en assets konden worden beheerd en was het opstellen van de rapportage richting de opdrachtgever een vrij tijdrovend proces. Tenslotte wilde men ook graag gebruik maken van de klant- en projectdata die binnen het ERP-pakket Syntess Atrium al beschikbaar was.

Het doel was dus om het inspectiebeheer te moderniseren en te transformeren naar een gestroomlijnd proces dat voldoet aan de operationele eisen van een dynamische organisatie.

Onze oplossing: geïntegreerde web- en tablet-apps voor efficiënt asset management

In samenwerking met Blygold LAB hebben we een geïntegreerde asset management-oplossing ontwikkeld binnen het Microsoft Power Platform die bestaat uit een tweetal Power Apps. Een web- en een tablet-app, ontworpen voor respectievelijk de binnen- en de buitendienst.

Web-app voor binnendienst: geoptimaliseerd keerklep inspectiebeheer

Voor de medewerkers van de binnendienst is er een web-app ontwikkeld die is geoptimaliseerd voor gebruik op een desktop of laptop, gebaseerd op het low-code Power Apps-framework. Deze app stelt hen in staat om inspecties op klantlocaties moeiteloos voor te bereiden en in te plannen, met behulp van gegevens uit voorgaande inspecties. Dankzij de naadloze integratie met een Power Platform Dataflow worden alle benodigde klant- en projectgegevens vanuit Syntess Atrium gesynchroniseerd naar Dataverse, waardoor een gecentraliseerde en actuele database ontstaat die de kern vormt van de gehele oplossing.

Tablet app voor buitendienst: efficiënt inspecties uitvoeren in het veld

Voor de buitendienstmedewerkers is er een tablet-app ontworpen, speciaal afgestemd op de dynamiek van veldwerk. Deze app, eveneens ontwikkeld met Power Apps, biedt een overzichtelijke lijst van keerkleppen die beoordeeld moeten worden. Monteurs kunnen moeiteloos elke keerklep inspecteren door eenvoudig de status aan te passen, opmerkingen toe te voegen en zelfs ter plekke foto’s vast te leggen. Het resultaat? Een gestroomlijnd inspectieproces en real-time gegevenstoegang, allemaal binnen handbereik van de tablet.

Indienen en goedkeuren: vlot en digitaal afhandelen van inspecties

Na het voltooien van de inspectie in het veld, kunnen buitendienstmedewerkers de resultaten indienen via de tablet-app. De geautomatiseerde workflow, ondersteund door Power Automate, genereert vervolgens keerkleprapportages als gestandaardiseerde Word-documenten. Deze rapportages worden opgeslagen op SharePoint, waardoor ze gemakkelijk toegankelijk zijn voor de binnendienst en indien nodig direct vanuit de web-app kunnen worden gedownload. De binnendienst ontvangt de ingediende inspectie, rondt deze af, keurt deze goed en bereidt naadloos de volgende inspectie voor. Deze gestroomlijnde benadering zorgt voor een vlotte en digitale afhandeling van inspecties van begin tot eind.

De resultaten: verbeterde efficiëntie en nauwkeurigheid in het veld

De implementatie van deze moderne inspectieworkflow heeft Blygold LAB diverse voordelen opgeleverd.

Zo is er nu dankzij de integratie tussen de web- en tablet-apps realtime communicatie tussen de binnendienst en buitendienst mogelijk, wat zorgt voor een naadloze stroom van inspectiegegevens. Daarnaast heeft het gebruik van de digitale formulieren binnen de apps en gestandaardiseerde processen de nauwkeurigheid van inspectiegegevens verbeterd, waardoor fouten aanzienlijk worden verminderd. Tenslotte heeft het geautomatiseerde inspectiebeheerproces geleid tot aanzienlijke tijdsbesparingen, waardoor medewerkers meer inspecties kunnen uitvoeren en de algehele efficiëntie is toegenomen.

Blygold LAB toont hiermee aan hoe een slimme combinatie van web- en tablet-apps het inspectiebeheer naar een hoger niveau tilt, zowel in de binnendienst als in het veld.

Neem vandaag nog contact op voor efficiëntere bedrijfsprocessen

De geïntegreerde oplossing van Shared heeft Blygold LAB in staat gesteld om hun inspectiebeheerprocessen op klantlocaties te moderniseren. Het resultaat? Aanzienlijke tijdsbesparingen, verhoogde nauwkeurigheid en een gestroomlijnde workflow tussen binnendienst en buitendienst.

Is jouw organisatie ook geïnteresseerd in het optimaliseren van asset management met behulp van het Power Platform? Dan nodigen we je van harte uit om vrijblijvend contact met ons op te nemen.