Waar je het ook uit drinkt, op kantoor smaakt ’t toch nergens naar

“Maar we deden het altijd al zo!“

Een van de zinnen die elke poging tot verandering ooit gaat aanhoren staat hierboven. “Maar we deden het altijd al zo”. Waarom zou je iets veranderen als het nu gewoon werkt? Toch leert tegeltjeswijsheid ons echter ook de klassieker “stilstand is achteruitgang”, dus hoe nu verder? De moderne wereld gaat erg snel. Met ontwikkelingen waarvan de ontwikkelaars zelf niet eens weten waar we over twee weken staan, lijkt anticipatie een onmogelijke opgave. De zekerheid van wat we kennen biedt mensen en bedrijven houvast in een zee van verandermanagement en AI-oplossingen. Bedrijven zijn immers slechts een collectie van routines. Verander je die teveel dan verander je de kern van een bedrijf.

Je weet welk programma ik bedoel

Echter zou er misschien wel meer draagvlak voor een nieuwe mogelijkheid of oplossing kunnen zijn als er een duidelijk doel is? Een nieuwe softwareoplossing die dat ene trage programma gaat verbeteren zal hierin toch echt sneller omarmd worden dan opeens robots aan de balie. Een goedemorgen elke ochtend richting “de Terminator” is toch wat onwennig. In veel gevallen zal de situatie hier echter tussenin zitten. Hoe gaan we daar dan mee om?

“Als het moet, neem ik ze gewoon zelf mee”

Een recent voorbeeld van een van onze opdrachtgevers: de afschaffing van de papieren bekertjes om koffie uit te drinken, en de gelijktijdige invoering van de afwasbare plastic koffiebeker. De afschaffing van de papieren bekertjes zorgde toch voor flink wat gemok bij de koffieautomaten. De bekers waren er al altijd al, waarom nu opeens deze verandering? Is zo’n plastic beker die je steeds moet wassen niet eigenlijk slechter voor het milieu dan de bekertjes die te recyclen waren?

Hoewel het antwoord hierop mogelijk makkelijk lijkt, ligt dit toch vrij gecompliceerd als je gaat kijken naar een complete analyse van de “Life Cycle” van de opties:

(Plastic Education, 2024)

Zie je wel!

Op eerste oogopslag lijkt het zo dat een papieren bekertje toch zeker minder energie nodig heeft om gemaakt te worden. Dit is echter natuurlijk niet het hele verhaal. Los van de energie en kosten die komen kijken bij het maken van een koffiehouder heb je ook natuurlijk nog transport, levensduur en de energie die komt kijken bij het recyclen van de oude bekers tegenover het wassen van de herbruikbare. Hiernaast is dit nog complexer door verschillende manieren en intensiteit van wassen, transportkosten die afhankelijk zijn van de afstand en nog vele andere variabelen. De consensus van meerdere bronnen lijkt te sturen op een “Break even” qua milieulasten bij 18-60 keer gebruik van een plastic beker tegenover papieren bekertjes. Hierna is elke bak uit de plastic beker pure winst ten opzichte van het papieren alternatief:

(Plastic Education, 2024)

Leuk joh getallen, maar “uit het papieren bekertje blijft lekkerder”

Met deze data in het achterhoofd is de keuze voor een plastic beker logisch (kan je ook nog laten stuiteren, andere opties hierboven niet). Waarom is er dan zoveel weerstand? Helaas kan je niet alles kwantificeren of ‘dataficeren’ als gevoel of gewoonte een factor speelt. Bedrijven willen graag innovatief en flexibel zijn om zich aan te kunnen passen aan een snel veranderende wereld. Toch zijn in het verleden gebouwde routines deel van de kern van een bedrijf en zijn deze lastig aan te passen zonder het bedrijf zelf aan te passen. Mensen handelen deels hetzelfde: ze blijven graag bij wat ze kennen, verandering brengt immers onzekerheid.

Net als koffie loopt het leven door

Vanwege deze onzekerheid zal verandering altijd leiden tot weerstand, zelfs al is het noodzakelijk. Voor degene die grote aanpassingen zoals bovenstaand willen of moeten doorvoeren is het daarom zaak om de verandering zo soepel mogelijk te laten verlopen. Het feit dat de planken voor meerdere bekertjes nu nutteloos zijn, je twee keer koffie moet pakken om de beker te vullen, en dat na twee porties koffie de dop er niet op te schroeven is, is natuurlijk jammer. Tevens is er nu een extra rij bij de wasbak om dat ding te spoelen, waardoor de ochtend minder soepel verloopt dan eerst. Misschien wordt het ook direct tijd voor zo’n glasspoeler zoals ze in een café hebben?

Papier is om vliegtuigen mee te vouwen

Wat is nou de moraal van dit hele verhaal? Uiteindelijk zal stukje bij beetje iedereen (moeten) wennen aan de nieuwe realiteit. Vroeger bestonden de koffieautomaten immers niet eens, nu kan een kantoor bijna niet zonder. Al zal je bij invoering van de koffieautomaat vast een ‘diehard’ gehad hebben, die nog een eigen pot zette, zie je dat nu ook niet meer. Een soepele overgang maakt dit alles wel makkelijker. Anticipatie op ondersteunende delen voor de verandering maakt het toch net een stukje makkelijker voor iedereen. Ondanks het gemok vraag ik me daarnaast toch af wie thuis papieren bekertjes gebruikt, zal toch vrij klein percentage zijn?